Sélection du logiciel métier pour un Etablissement Médico-Social
Besoin exprimé par le client
Au moment de notre première rencontre, le directeur d’un important établissement médico-social avec plusieurs sites en région parisienne nous a fait part de sa nécessité de recruter un responsable de projet pour la mise en place du logiciel DUI (dossier informatisé de l’usager), une exigence réglementaire pour être conforme à la réglementation. L’organisation de la structure avec un siège très léger qui donne une très large autonomie à chaque site, sans direction des systèmes d’information (DSI), rend difficile la gestion interne de la sélection du logiciel métier, pourtant stratégique pour l’établissement. Il a été décidé de ne pas embaucher un employé à durée déterminée (CDD), car les ressources nécessaires au processus de sélection étaient insuffisantes.
Besoin identifié
Dès notre première rencontre, il est devenu évident que le client avait négligé une étape cruciale dans l’intégration d’une solution de transformation numérique. En effet, c’est bel et bien de cela qu’il est question dans ce projet.
Sans DSI dédiée et avec une structure de siège légère, il est impossible pour la structure, organisée en sites avec une très large autonomie, y compris en terme d’organisation de processus et des outils informatiques, de prendre en charge seuls un projet aussi stratégique qui consiste à la sélection du logiciel métier. Notre consultant procède d’abord à une analyse approfondie des besoins spécifiques de chaque site, tenant compte des contraintes légales et réglementaires, des pratiques actuelles et des outils déjà en place. Ensuite, il fait un tri parmi les solutions disponibles, en proposant des logiciels adaptés qui respectent à la fois les contraintes budgétaires et les exigences en matière de sécurité des données. Ce n’est qu’après cette phase que l’élaboration d’un cahier des charges pouvait commencer, suivie d’une procédure d’appel d’offres pour identifier les fournisseurs potentiels. Enfin, notre consultant accompagne le processus de prise de décision pour la sélection du logiciel métier en organisant des démonstrations, en coordonnant les échanges avec les éditeurs, et en assurant une formation continue pour garantir une adoption fluide du nouveau logiciel.
Après avoir effectué une sélection finale, il fallait entamer des discussions contractuelles pour déterminer la manière dont le projet serait mis en œuvre, tout en respectant les exigences réglementaires incontournables.
Profil d'expert retenu
Le consultant expert retenu pour cette mission est idéal en raison de sa vaste expérience dans la gestion de projets complexes en informatique, notamment dans le secteur des soins de santé. Son rôle de responsable des achats d’équipements informatiques pendant 23 ans, la gestion du déploiement de solutions logicielles à grande échelle, ainsi que son expérience en conduite du changement et gestion de crise, en font un expert parfaitement adapté pour des projets nécessitant rigueur, expertise technique et négociation avec des parties prenantes de haut niveau. Son expertise dans les systèmes de soins et son leadership avéré renforcent sa capacité à répondre aux besoins spécifiques de cette mission.
Résultats et livrables
Établissement et examen du cahier des charges
Supervision du déroulement de la procédure de sélection des fournisseurs potentiels jusqu’à la sélection du logiciel métier et son fournisseur retenu.
Vérification des caractéristiques techniques et budgétaires
Comparaison de l’offre avec les prix concurrentiels et les services proposés, assurant ainsi aussi bien l’adéquation avec les contraintes réglementaires que les souhaits et pratiques des utilisateurs.
Révision et négociation des tarifs
Grâce à une connaissance approfondie des pratiques et des coûts du secteur, il est possible de négocier des réductions importantes des prix, tout en augmentant le niveau de service pour le client.
Dernières étapes
Détermination du processus de mise en œuvre, choix des sites-pilotes, sélection des équipements requis pour chaque type d’utilisateur et formation de plusieurs centaines d’utilisateurs du logiciel, planning général de mise en œuvre.
Avez-vous un projet similaire et souhaitez à être accompagné dans ce domaine ?
N’hésitez pas à nous contacter, nous serions ravis de discuter ensemble des différentes façons dont l’expertise de notre consultant pourrait vous aider.