Je suis ravi de partager une expérience concrète qui illustre l’efficacité de l’approche processus dans les TPE (très petites entreprises), une stratégie particulièrement adaptée et bénéfique pour les dirigeants de petites structures cherchant à optimiser leur organisation et leur productivité.
Contexte et défi
Un entrepreneur solo dans le domaine du marketing vidéo, après 9 ans d’activité autonome, a récemment franchi un cap important en sécurisant un financement pour l’expansion de son entreprise. Cette étape cruciale lui a permis de recruter deux employés, marquant ainsi le début d’une nouvelle ère nécessitant une structure plus organisée pour gérer l’accroissement de la charge de travail et atteindre des objectifs ambitieux, déjà bien définis grâce à un carnet de commandes fourni.
Intervention stratégique pour mettre en place l’approche processus dans les TPE
Consciente de l’enjeu que représente l’organisation dans une petite entreprise en croissance, j’ai été sollicitée pour aider à mettre en place des structures et des processus adaptés. L’objectif était double : structurer l’entreprise pour une efficacité maximale sans alourdir son fonctionnement avec des processus complexes et des outils de gestion trop sophistiqués. Nous avons donc opté pour une approche minimaliste, concentrant nos efforts sur l’essentiel, tels que le processus de référencement des vidéos clients, la publication de contenus promotionnels sur les réseaux sociaux, et la gestion des notes de frais, tout en établissant des indicateurs clés de performance (KPIs) pertinents pour mesurer les progrès accomplis.
Résolution des défis de communication
Une problématique commune dans les petites équipes, même celles bénéficiant d’une grande disponibilité mutuelle, est la communication. Face à des difficultés de communication signalées par le client, nous avons décidé d’adopter une démarche processuelle pour améliorer l’efficacité des échanges internes. Cela a commencé par une évaluation des besoins en communication de l’équipe, impliquant une série de questions clés pour identifier les lacunes et les domaines nécessitant une attention particulière. Nous avons exploré ensemble les sujets essentiels à communiquer, les canaux de communication actuellement utilisés et leur adéquation avec les besoins de l’équipe, ainsi que les préférences individuelles en matière de réception des feedbacks.
Mise en place de solutions adaptées
Sur la base de ces discussions, nous avons pu définir des processus de communication interne sur mesure, incluant le choix des outils de communication les plus adaptés, la mise en place d’un calendrier pour les réunions régulières, et la clarification des responsabilités de chacun dans la communication des informations critiques. Cette démarche a non seulement permis d’améliorer la fluidité des échanges au sein de l’équipe mais a également contribué à renforcer la cohésion et l’efficacité collective.
Conclusion
Cette expérience souligne l’importance d’adapter les structures et les processus aux besoins spécifiques d’une entreprise, quelque soit sa taille, en mettant l’accent sur la simplicité et l’efficacité. Elle démontre également que l’approche processus, même dans un contexte de très petite entreprise, peut apporter des améliorations significatives en termes d’organisation, de communication et d’atteinte des objectifs.
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