La gestion du poste client est un enjeu stratégique pour les entreprises, en particulier pour les PME primo-dépendantes de la bonne gestion de leur trésorerie pour préserver leurs activités.
Outre ce risque vital, les factures impayées créent des tensions sur la trésorerie qui freinent mécaniquement la croissance de l’entreprise. Bien heureusement, un scénario de relances et un processus de recouvrement bien structurés et adaptés à l’activité de l’entreprise permettent de réduire les retards de paiement, d’améliorer le suivi du risque client et d’assurer une trésorerie saine.
Voici quelques bonnes pratiques pour une gestion du poste client optimisée. On lira aussi comment un consultant expert peut aider à optimiser ce processus tout en préservant la relation client.
Chez Mon Consultant Expert, nos consultants spécialisés en gestion du poste clients accompagnent les entreprises dans la gestion de leurs créances clients et l’optimisation de leur trésorerie.
Ils mettent en place des processus couvrant toutes les étapes de la gestion du poste clients de la commande jusqu’au règlement.
- Adaptation des modes et délais de paiement en fonction de l’historique de paiement et de la localisation des clients
- Scénarisation de la relance et processus de recouvrement adaptés à votre secteur,
- Déclenchement éventuel du pré-contentieux et du contentieux avec des partenaires externes identifiés
- Suivi régulier par des reportings transmis aux équipes commerciales et comptables
La coordination et les échanges entre les équipes permettent de maintenir une relation commerciale positive pour ne pas compromettre les futures opportunités d’affaires.
Grâce à leur expertise, les consultants experts aident à réduire le risque d’impayés et à améliorer votre trésorerie tout en restant conforme aux obligations légales.
“La gestion du poste clients et notamment le recouvrement de créances peuvent parfois être un sujet sensible, mais c’est aussi un domaine où l’anticipation fait toute la différence” explique Aline, consultante en gestion du poste clients chez Mon Consultant Expert. “Un de mes clients, une PME dans le secteur de la mode, rencontrait de grosses difficultés de trésorerie à cause de factures impayées chez plusieurs grands comptes. En identifiant les blocages de paiement chez les clients, nous avons pu corriger les anomalies dans le processus de facturation et avons automatisé les relances en adéquation avec les usages de chaque grand compte. Ainsi, nous avons pu récupérer 80 % des créances en moins de trois mois. Ce qui a permis de sécuriser la trésorerie de l’entreprise tout en restaurant une relation de confiance avec les clients.”
Problématique :
Une PME dans le secteur du transport faisait face à un taux élevé de créances impayées, ce qui impactait fortement sa trésorerie. Plusieurs clients importants tardaient à régler leurs factures, ce qui, par effet domino, entraînait des difficultés pour payer les fournisseurs et honorer les coûts fixes de l’entreprise.
Diagnostic :
Le consultant expert en gestion du poste clients de Mon Consultant Expert a mené un audit des processus de facturation et de recouvrement. Il a constaté que les relances étaient souvent tardives et mal ciblées, et que les conditions de paiement n’étaient pas toujours respectées par les clients car parfois mal adaptées. Le manque de suivi rigoureux compromettait dangereusement la trésorerie.
Mesures recommandées et mises en place :
- Mise en place d’un système automatisé de relances pour suivre les factures de l’émission à l’échéance et prévenir les retards de paiement ;
- Formation des équipes commerciales et comptables pour un meilleur suivi des clients et anticipation des risques d’impayés par l’adaptation des conditions de paiement ;
- Mise en place d’un tableau de bord pour suivre en temps réel les créances échues et le statut des relances et du recouvrement.
Résultats :
En seulement quatre mois, l’entreprise a réussi à récupérer 90 % des créances échues, réduisant ainsi de manière significative les tensions sur sa trésorerie. Le taux d’impayés a chuté de 25 %, et les clients, tout en étant relancés de manière plus régulière, ont apprécié la transparence du processus. L’entreprise a également renforcé sa capacité à prévenir les retards de paiement futurs grâce à un suivi rigoureux des créances.
Pour évaluer l’efficacité d’une stratégie de recouvrement de créances, plusieurs KPI sont essentiels :
- Délai moyen de paiement (DSO – Days Sales Outstanding) : indicateur mesurant le délai moyen entre la facturation et le paiement par le client.
- Taux de recouvrement : pourcentage de créances recouvrées par rapport au montant total des créances échues.
- Taux d’impayés : proportion des factures impayées après plusieurs tentatives de recouvrement.
- Coût de recouvrement : mesure des coûts internes et externes associés au processus de recouvrement (y compris le recours à des cabinets de recouvrement ou des huissiers).
- Satisfaction client : évaluer l’impact du processus de recouvrement sur la relation commerciale, pour s’assurer que les relances n’endommagent pas la relation avec les clients.
Ces indicateurs permettent de suivre l’efficacité du recouvrement de créances et d’ajuster les actions pour maximiser la trésorerie tout en préservant une bonne relation avec les clients.
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